Kontrola projektu unijnego krok po kroku

04 Aug Kontrola projektu unijnego krok po kroku

Podpisana umowa o dofinansowanie stawia przed nami szereg obowiązków i zasad postępowania, o których należy pamiętać na etapie realizacji projektu, jego rozliczania, ale także w okresie trwałości projektu. Przede wszystkim, należy zrealizować projekt zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, rozliczyć i udokumentować wszystkie wydatki oraz przestrzegać wyznaczonych przez instytucję finansującą terminów.

Głównym tematem, na jakim chciałabym się skupić dziś jest kontrola projektu unijnego. Podpisywana przez nas umowa o dofinansowanie zobowiązuje nas do poddania się takiej kontroli w zakresie realizowanego projektu. Kontrola może być przeprowadzona w dowolnym czasie, jednak po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z firmą, min. 5 dni wcześniej. Kontrola może zostać przeprowadzona w ciągu 3 lat po zamknięciu projektu.

CZYM JEST KONTROLA PROJEKTU UNIJNEGO?

Dobiegł końca okres rozliczania projektów z perspektywy 2007-2013, PO IG 8.1 i 8.2. Firmy muszą liczyć się z tym, że wcześniej, czy później czeka ich kontrola projektu. Są projekty, które rzeczywiście nie przechodzą pozytywnie kontroli i muszą zwracać dofinansowanie, więc jest to ważne aby się do niej porządnie przygotować.

Z drugiej strony, kontrola jest też szansą dla przedsiębiorcy na poprawę błędów, na uzupełnienie ewentualnych braków i zamknięcie projektu jeszcze przed kontrolą Instytucji zewnętrznych takich jak: Komisja UE, NIK, US itd. Te instytucje mogą w trakcie okresu trwałości tj. 3 lat przyjść na kontrolę. Więc taka wstępna kontrola przez Regionalną Instytucję Finansującą (RIF) daje możliwość sprawdzenia czy na pewno wszystko jest w porządku z projektem i dokumentacją, dzięki temu przedsiębiorca też nabierze pewności siebie przy kontroli innej instytucji.

Kontrola wcale nie musi więc oznaczać okresu pełnego stresu i wątpliwości. Dobrze zaprojektowana wizja projektu oraz zespół ludzi, np. firma konsultingowa z doświadczeniem w rozliczaniu i audytach to podstawa sukcesu. Projekt unijny może zostać poddany trzem typom kontroli:

• Kontrola projektu unijnego częściowa i na zakończenie
• Kontrola trwałości
• Innym kontrolom

Kontroli częściowej, ale także innym kontrolom instytucji zewnętrznych np. Urząd Skarbowy, często poddawane są projekty, w których wykryto jakieś nieprawidłowości na etapie rozliczania projektu, opóźnienia w realizacji projektu, na podstawie wyników poprzednich kontroli lub losowo.

Kontrola na zakończenie projektu ma na celu zbadanie czy wszystkie plany i założenia, które zostały zapisane we wniosku zostały osiągnięte. Czy projekt został w pełni zrealizowany i czy system, który miał powstać rzeczywiście działa. Ponadto, zespół kontrolujący weryfikuje wszystkie dokumenty związane z fakturami, płatnościami, ewidencją księgową.

Bardzo często firmy czują się przerażone, otrzymując pismo z kontroli, że ma ona trwać prawie miesiąc. W rzeczywistości taka kontrola zazwyczaj trwa maksymalnie 2 dni w siedzibie firmy, a w pozostałym czasie, kontrolerzy sporządzają informację pokontrolną, opisującą, jakie dokumenty i informacje zostały im przedstawione. W przypadku wykrycia nieprawidłowości firma otrzymuje oprócz protokołu pokontrolnego, również zalecenia, które należy wypełnić w odpowiednim terminie.

Kontrola trwałości ma na celu natomiast zbadanie czy nie zaszły w projekcie niedozwolone z umową o dofinansowanie modyfikacje, np. zmiana prawno-organizacyjna firmy, która nie były uzgadniana z instytucją finansującą, zmiany w korekcie podatku VAT, czy zmiany w funkcjonowaniu powstałego z funduszy unijnych systemu.

CO ZOSTANIE SKONTROLOWANE?

Dokumenty, monitorowane podczas kontroli ściśle określa pismo zawiadamiające o danej kontroli, wysłane na kilka dni przed wizytą.

Głównym elementem każdej kontroli jest sprawdzenie zgodności informacji, które firma przedstawiała w kopiach dokumentów do instytucji finansującej a z istniejącej w siedzibie firmy oryginałami. Oryginały dokumentów powinny być bezsprzecznie spójne z kopiami przedstawianymi na etapie składania wniosków o płatność. W pierwszej kolejności są to:

• dokumenty księgowe prawidłowo opisane na odwrocie, protokoły odbioru, umowy, zamówienia oraz wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty. Wszystkie te elementy przekazywane są do RIF wraz z wnioskiem o płatność. Sprawdzenie ich to tylko formalność, w przypadku, kiedy rzetelnie przekazujemy informacje na etapie rozliczania projektu
• postępowania ofertowe. Realizacja projektów dofinansowanych ze Środków Europejskich wiąże się z przestrzeganiem wytycznych do zamówień i zasady konkurencyjności. Najczęściej sprawdzane są: potwierdzenia konkurencyjności wyboru oferty, prawidłowość upublicznienia zapytania ofertowego, dowodu wysłania zapytań ofertowych, protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty oraz sposób jego uzasadnienia, a także czy wybrany wykonawca nie jest powiązany (wspólnik, udziałowiec spółki, rodzina) z firmą, która uzyskała dofinansowanie. Wydatki ponoszone w kwocie niższej niż 14 tys. EUR także wymagają potwierdzenia, iż zachowana została zasada konkurencyjności, a zakup został zrealizowany ekonomicznie. Najprostszym sposobem udokumentowania tego, będzie zebranie ofert handlowych na dane zamówienia, lub przedstawienie zrzutów ekranu z odpowiednią datą oraz ceną danego produktu, usługi. Nie pozostawi to żadnych wątpliwości kontrolerom.
• Ewidencja księgowa. Zgodnie z treścią umowy o dofinansowanie firma jest zobowiązana do prowadzenia dla projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów, która umożliwia identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem. Jest to bardzo dokładnie weryfikowane na etapie kontroli. Ponadto, kontroli podlegają dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.
• Promocja projektu. Kontrolerzy weryfikują również w jaki sposób informowaliśmy o tym, iż realizujemy projektu współfinansowany z funduszy unijnych. Oznakowanie UE szczególnie powinno się znaleźć na materiałach reklamowych, środkach trwałych, stronie internetowej projektu i w biurze projektu. Niedopełnienie tego obowiązku skutkować może nie wypłaceniem pełnej transzy dofinansowania do momentu uzupełnienia oznakowania.

Ponadto, realizacja każdego projektu wiąże się z osiągnięciem wskaźników produktu oraz rezultatu, które sami określiliśmy we wniosku o dofinansowanie, aplikując o dotację. Wskaźnik produktu ściśle związany jest z projektem i pozwala na zbadanie postawionych przed sobą zobowiązań na etapie pisania wniosku. Wskaźniki rezultatu to zobowiązanie do osiągnięcia zaplanowanych we wniosku przychodów, czy stworzenie określonej liczby miejsc pracy. Nie osiągnięcie w pełni wskaźnika może skutkować proporcjonalnym obniżeniu dotacji. Ale spokojnie … w chwili, kiedy się zorientujemy, że nie spełnimy naszych założeń istnieje możliwość ich aneksowania, wyjaśniania, a tym samym wydłużenia okresu osiągnięcia poszczególnych wskaźników.

NAJCZĘSTSZE BŁĘDY PODCZAS KONTROLI

Do najczęściej popełnianych błędów przez firmy wykrywanych na etapie kontroli można zaliczyć:

• nieścisłości w postępowaniach ofertowych, np. różnice między umową z wykonawcą danej usługi a ofertą, która była złożona w postępowaniu ofertowym
• niewłaściwe kryteria oceny wyboru wykonawcy w postępowaniu ofertowym, uniemożliwiające obiektywny wybór wykonawcy np. ocena sposobu prezentacji oferty – wykonawca przedstawi ofertę w sposób spójny, jasny, czytelny i atrakcyjny dla zamawiającego
• nieprowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej.
• celowe podzielenie zamówienia na części, których wartość nie przekracza 14 tys. EUR, co skutkuje tym, że nie trzeba wykonywać zapytań ofertowych i ich upubliczniać, a wystarczą zebrane oferty lub cenniki.
• w postępowaniu ofertowym został wybrany wykonawca lub uczestniczył podmiot, który jest powiązany kapitałowo z firmą, która uzyskała dotację.

W realizacji projektów współfinansowanych ze środków UE najlepiej sprawdza się zaangażowanie specjalisty, który poprowadzi Cię przez całą drogę z funduszami, sporządzi analizę płynności finansowej całego projektu aby nie zabrakło Ci gotówki na inwestycję, a także zadba o każdy szczegół na jaki powinieneś zwrócić uwagę na etapie rozliczania projektu, a na koniec będzie trzymał „rękę na pulsie” w trakcie jak Firma będzie kontrolowana.