Rozliczanie projektu unijnego krok po kroku

01 Jan Rozliczanie projektu unijnego krok po kroku

W ciągu mojego długoletniego doświadczenia przy sporządzaniu wniosków i rozliczanie projektów unijnych dla spółek technologicznych i nie tylko, widziałam już różne sytuacje, w których znaleźli się klienci. Stwierdzam, że bez dotacji – masz problem, bo nie masz pieniędzy na realizację przedsięwzięcia, natomiast po uzyskaniu dotacji, jak już opadnie fala radości, też masz problem, bo musisz zająć się jej rozliczaniem.

Ale nie jest to takie straszne, jak powszechnie się mówi. Nie będę więc Cię straszyć, a wręcz zachęcam do aplikowania o fundusze UE. Musisz tylko zrozumieć, że rozliczanie projektu unijnego odbiega od prowadzenia codziennej działalności gospodarczej. W normalnych warunkach nikt bowiem, Ci nie zwróci uwagi, jeśli w tytule przelewu pomylisz cyferkę w numerze faktury, albo zapłacisz ją nieco po terminie. Przy projekcie unijnym musisz się z tego wytłumaczyć. Właściwie to musisz się ze wszystkiego tłumaczyć, co odbiega od tego, co zadeklarowałeś lub zapisałeś w umowie.

Musisz też zrozumieć, że część procedur, do których musisz się podporządkować, mogą dla Ciebie nie mieć logicznego sensu. Zatem nie szukaj w nich tego sensu, a po prostu przyjmij ze spokojem i rób to, czego od Ciebie oczekują. Z doświadczenia wiem, że ta część będzie dla Ciebie najtrudniejsza, bo dla przedsiębiorcy wszystko musi mieć jakiś sens… a jeśli nie ma w tym logiki, to po co to robić? A właśnie, po to aby terminowo i prawidłowo rozliczyć dofinansowanie.

Minusem jest to, że nie ma ogólnych zasad rozliczania dla wszystkich programów. Każdy program jest nieco inny, jak również są różne instytucje, które zajmują się przyjmowaniem i weryfikacją takich wniosków. Jednak podstawowe aspekty rozliczania są spójne dla wszystkich programów. Poniżej znajdziesz te najważniejsze, które powinieneś wiedzieć jeszcze przed rozpoczęciem projektu:

1. Wybór dostawców i wykonawców w ramach projektu

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie, a jeszcze przed poniesieniem jakiegokolwiek wydatku, musisz dokonać wyboru firmy, od której zakupisz usługi czy sprzęt.

Z pewnością przeczytasz w rozporządzeniu lub wytycznych, że jeśli Twój wydatek z harmonogramu nie przekracza 50 tys. zł, to wystarczy że zbierzesz minimum 3 oferty i napiszesz notatkę, dlaczego z tych 3 ofert wybrałeś tę jedną.

Jeśli natomiast Twój wydatek przekracza 50 tys. zł, to musisz stworzyć zapytanie ofertowe z mierzalnymi kryteriami wyboru, które opublikujesz na https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl Ponadto, jesteś zobowiązany do stworzenia protokołu wyboru oferty, w którym uzasadnisz wybór jednej z nich. To czego nie wyczytasz z dokumentów programowych to:

– w zapytaniu ofertowym określasz termin składania ofert. Zatem otrzymując oferty listownie, stwórz adnotację na ofercie, kiedy otrzymałeś ten dokument. W ten sposób potwierdzisz otrzymanie oferty w wyznaczonym terminie.

– w zapytaniach ofertowych musisz określić mierzalne kryteria wyboru oferty. Oczywiście najbardziej mierzalnym jest cena. Jeśli jednak planujesz dodać inne kryteria muszą być łatwo weryfikowalne i przede wszystkim muszą one dotyczyć przedmiotu zamówienia a nie np. wykonawcy. Złe praktyki to kryteria sprecyzowane w ten sposób, np.:

• Ocena sposobu prezentacji oferty – wykonawca przedstawi w sposób spójny, jasny, czytelny i atrakcyjny dla zamawiającego
• Doświadczenie – wykonawca wykaże doświadczenie w zakresie realizacji złożonych serwisów internetowych. Wykonawca zaprezentuje również członków zespołu projektowego i ich doświadczenie w realizacji projektów.

Powyższe kryteria sprawiają, iż oferty mogą być oceniane subiektywnie, co jest niedopuszczalne w przypadku realizacji projektu z UE. Oczywiście można ująć w kryteriach oceny, doświadczenie wykonawcy, ale wyłącznie gdy jest to powiązane z przedmiotem zamówienia np. przedmiotem zamówienia jest wykonanie prac badawczych w jakimś obszarze i kryterium może odnosić się do liczby publikacji wykonawcy właśnie w tej konkretnej dziedzinie.

– nie wysyłaj zapytań ofertowych, ani nie współpracuj w ramach projektu z firmami i osobami, które są powiązane z Tobą kapitałowo lub osobowo.. w tym, też są Twoją rodziną.

Dlaczego jest to takie ważne? Chodzi tu przede wszystkim o to, aby zakwalifikowano Ci wszystkie wydatki. Jeśli zapytania ofertowe będą w niewłaściwy sposób sporządzone lub oferty zostały uzyskane np. z podmiotów powiązanych, grozi to w najlepszym przypadku tylko kara, czyli nieujęcie tych wydatków w rozliczeniu, albo od razu realizacja weksla in blanco, czyli zwrot dofinansowania wraz z odsetkami.

2. Rozliczenie faktur

Kiedy już podpiszesz umowę z dostawcą lub wykonawcą usług, przychodzi moment, w którym on wystawia Ci fakturę. Na co trzeba uważać? Podstawowe błędy podczas rozliczania faktury to:

• błędne dane na fakturze – nip, regon czy dane adresowe
• dokonanie przelewu na inne konto kontrahenta niż wymienione na fakturze
• pomyłka w kwocie lub tytule opłaty niezgodne z fakturą
• dokonywanie opłat za pomocą gotówki a nie przelewu

Ponadto, chcąc przedstawić fakturę do rozliczenia, czasem nie wystarczy tylko posiadanie faktury czy potwierdzenie dokonania przelewu w postaci wyciągu bankowego. Ważną rzeczą jest także potwierdzenie, że usługa została dokonana a sprzęt został dostarczony. Takimi dokumentami może być print screen lub zdjęcie np. z wykonanej usługi Adwords lub w przypadku zakupu sprzętu dokument OT lub ewidencja środków trwałych.

Dlaczego jest to takie istotne? Każdy taki błąd musi zostać wyjaśniony lub poprawiony. Nawet takie drobne pomyłki powodują, że wypłata dotacji się przeciąga. Musisz zdawać sobie sprawę z tego, iż nawet jak już coś wyjaśnisz, to transza dofinansowania nie zostaje wypłacona Ci na drugi dzień, tylko czasem tydzień lub dwa tygodnie później. Nie wspominając nawet o tym, iż urzędnik ma, w zależności od programu od 45 do 60 dni na każde rozpatrzenie wniosku o płatność i nie ważne, czy jest to pierwsza wersja wniosku czy poprawiona. Dlatego im lepiej przygotujesz dokumenty, tym szybciej uzyskasz pieniądze, zachowując płynność w firmie.

3. Wynagrodzenia pracowników

W zależności od programu, z którego otrzymałeś dotację, aby rozliczyć prawidłowo wynagrodzenia pracowników będziesz potrzebował następujących dokumentów:

• Umowa o pracę lub aneks do umowy, umowa cywilno-prawna
• Deklaracja ZUS DRA
• Potwierdzenie zapłaty kwot z deklaracji ZUS DRA na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
• Raport miesięczny ZUS RCA (za pracownika projektu)
• Deklaracja miesięczna PIT-4
• Potwierdzenie zapłaty podatku PIT
• Lista płac
• Potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia

Najczęstsze błędy pojawiają się w umowach. Gdyż musi z nich klarownie wynikać, na jakie stanowisko został zatrudniony pracownik, jakie obowiązki będzie pełnił i w jakim wymiarze będzie pracował. Elementy zawarte w umowie muszą się pokrywać z tym, co zadeklarowałeś we wniosku o dofinansowanie.

Częsty błąd, jaki powstaje przy projektach informatycznych to np. konstruowanie umowy o dzieło z Managerem IT, który zajmuje się zarządzaniem projektem, a nie programowaniem, i zastosowanie przy nim 50% kosztów uzyskania przychodu. Albo próba rozliczenia premii pracownika, które nie są przewidziane regulaminem wynagrodzeń.

4. Promocja projektu

Na etapie realizacji projektu jesteś zmuszony stosować logo i inne emblematy funduszy unijnych oraz informację o współfinansowaniu projektu ze środków unijnych: w korespondencji z dostawcami i wykonawcami, na stronie projektu, tabliczki w pomieszczeniach, gdzie projekt jest realizowany lub gdzie pracuje personel projektu czy naklejki informacyjne na zakupionym sprzęcie. Jest to dość oczywiste.

Mało oczywiste jest natomiast to, że emblematy należy stosować np. w reklamach projektów np. banerach, albo w drukowanych materiałach reklamowych , jeśli promocja jest współfinansowana i zapisana w Twoim budżecie.

Pomyślisz, przecież to mały błąd. Okazuje się, że ten mały błąd może Cię kosztować. Nieujęcie logo unijnego we wspomnianej reklamie, powoduje cięcie tego wydatku, a to skutkuje zmniejszeniem kwoty dofinansowania.

5. Finanse projektu

To, czego nie wyczytasz jeszcze z wytycznych czy rozporządzenia, to konieczność posiadania dodatkowych środków finansowych. Nie piszę tu o różnicy między wartością inwestycji a kwotą dotacji, bo to akurat zgodnie z umową musisz zapewnić. Chodzi mi o dodatkowe pieniądze w wysokości ok. 10% inwestycji, które będziesz miał „na czarną godzinę“, w przypadku opóźnień zwrotu VAT lub refundacji dotacji. Ta rezerwa zapewni Ci płynność finansową w firmie i zminimalizuje stres rozliczania.

Przyznanie dotacji jest dla każdego przedsiębiorcy niewątpliwie sukcesem i możliwością realizacji inwestycji. Ale poza samym faktem samego przyznania dofinansowania, do pełnej satysfakcji konieczne jest, także właściwe rozliczanie projektu unijnego. Przestrzegając, powyższych wskazówek, możesz uniknąć błędów z rozliczeniem projektu oraz z udokumentowaniem poszczególnych wydatków z budżetu.